Bevor die KI das Mandat sieht: Was Kanzleien nach § 43e BRAO und Art. 28 DSGVO prüfen müssen

In Kanzleien, die den Einsatz KI-gestützter Werkzeuge prüfen, hat sich die Zuständigkeit verschoben. Die Frage kommt nicht mehr aus der IT-Abteilung, sondern von den Personen, die für Berufsrecht und Compliance verantwortlich sind. Und sie lautet selten „Was kann die Software?", sondern: „Unter welchen Voraussetzungen darf ein externer Dienstleister überhaupt Zugang zu Mandatsdaten erhalten?"

Diese Verschiebung ist sachlich richtig. Denn der maßgebliche Prüfungsmaßstab ist nicht zuerst das Datenschutzrecht, sondern das Berufsrecht — und dort eine Vorschrift, die in der Diskussion über künstliche Intelligenz auffällig selten genannt wird: § 43e BRAO.

1. Der berufsrechtliche Ausgangspunkt: § 43e BRAO

§ 43e BRAO regelt die Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Die Norm ist der eigentliche Türöffner — und gleichzeitig die eigentliche Hürde. Nach Absatz 1 dürfen Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte Dienstleistern Zugang zu vertraulichen Informationen gewähren, soweit dies für die Inanspruchnahme der Dienstleistung erforderlich ist. Dienstleister sind dabei externe Personen oder Stellen, die im Rahmen der Berufsausübung beauftragt werden — der Anbieter einer Cloud-Software fällt darunter ebenso wie ein Rechenzentrum oder ein Schreibbüro.

Zwei Begriffe tragen die gesamte Prüfung: Zugang und Erforderlichkeit. Es genügt nicht, dass ein Werkzeug nützlich ist. Der Zugang zu fremden Geheimnissen muss für die Leistung erforderlich sein. Wer diesen Maßstab ernst nimmt, kommt zu einer Frage, die im Software-Auswahlprozess selten gestellt wird: Welche Daten braucht dieses Werkzeug tatsächlich — und welche bekommt es nur, weil niemand die Trennung eingebaut hat?

Absatz 2 fügt eine Dauerpflicht hinzu: Der Dienstleister ist sorgfältig auszuwählen, und die Zusammenarbeit ist unverzüglich zu beenden, wenn er die erforderlichen Vorgaben nicht einhält. Die Prüfung ist also kein einmaliger Vorgang bei Vertragsschluss, sondern begleitet das Mandatsverhältnis.

2. Der Vertrag: Textform und drei zwingende Inhalte

Besonders praxisrelevant ist Absatz 3. Sein erster Satz lautet:

„Der Vertrag mit dem Dienstleister bedarf der Textform."

Nicht Schriftform — Textform. Eine E-Mail genügt der Form also, ein unterschriebenes Papierdokument ist nicht zwingend. Entscheidend ist jedoch der zweite Satz: Er benennt drei Punkte, die der Vertrag festhalten muss. Der Dienstleister ist

1. „unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit zu verpflichten",
2. zu verpflichten, „sich nur insoweit Kenntnis von fremden Geheimnissen zu verschaffen, als dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist", und
3. es ist festzulegen, „ob der Dienstleister befugt ist, weitere Personen zur Erfüllung des Vertrags heranzuziehen".

Diese drei Punkte sind der Grund, warum ein reiner Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO nicht ausreicht. Der datenschutzrechtliche Vertrag regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Er enthält aber typischerweise keine Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Verschwiegenheitspflichtverletzung — und genau die verlangt das Berufsrecht. Wer als Kanzlei nur nach einem AVV fragt, hat die berufsrechtliche Anforderung noch nicht erfüllt. Eine eigenständige Verschwiegenheitsvereinbarung gehört daneben.

Punkt 3 verdient besondere Aufmerksamkeit. Nahezu jede moderne Software zieht weitere Personen und Stellen heran: Hosting, Datenbank, Suchdienste, Modellanbieter, Content-Delivery. Ob das zulässig ist, muss der Vertrag ausdrücklich festlegen — und die betroffenen Stellen müssen ihrerseits zur Verschwiegenheit verpflichtet werden. Eine belastbare Übersicht der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter samt Verarbeitungsorten ist damit keine freundliche Zusatzinformation, sondern Prüfungsgrundlage.

3. Zustimmung der Mandantschaft

Nach Absatz 5 ist bei mandatsgebundenen Dienstleistungen die ausdrückliche Zustimmung der Mandantschaft zum Informationszugang erforderlich. Absatz 6 stellt klar, dass die Anforderungen aus den Absätzen 2 und 3 auch dann gelten, wenn eine solche Zustimmung vorliegt — es sei denn, es wird ausdrücklich darauf verzichtet.

Für die Praxis heißt das: Die Zustimmung ersetzt die Sorgfaltsprüfung nicht. Sie tritt hinzu. Wer sich auf eine Mandantenzustimmung beruft und die Auswahl- und Vertragspflichten überspringt, verkürzt die Norm.

4. Der unangenehme Absatz: Dienstleistungen im Ausland

Absatz 4 ist der Punkt, an dem die meisten Prüfungen ins Stocken geraten. Er lautet:

„Bei der Inanspruchnahme von Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, darf der Rechtsanwalt dem Dienstleister den Zugang zu fremden Geheimnissen unbeschadet der übrigen Voraussetzungen dieser Vorschrift nur dann eröffnen, wenn der dort bestehende Schutz der Geheimnisse dem Schutz im Inland vergleichbar ist, es sei denn, dass der Schutz der Geheimnisse dies nicht gebietet."

Damit ist der US CLOUD Act keine abstrakte Datenschutzdebatte mehr, sondern eine berufsrechtliche Frage. Der CLOUD Act verpflichtet US-Anbieter unter bestimmten Voraussetzungen zur Herausgabe von Daten, die sie besitzen oder kontrollieren — unabhängig davon, in welchem Land die Daten gespeichert sind. Sitzt die Muttergesellschaft eines Anbieters in den USA, lässt sich dieses Risiko durch die Wahl einer europäischen Region nicht vollständig ausschließen.

Wer an dieser Stelle behauptet, das Problem sei durch ein Rechenzentrum in Frankfurt gelöst, macht es sich zu leicht. Redlicher ist die Beschreibung des Restrisikos und der Maßnahmen, die es begrenzen:

• Wahl europäischer Regionen für Speicherung und Verarbeitung,
• Verschlüsselung im Transport und im Ruhezustand,
• Zugriffsbeschränkung und Protokollierung auf Anbieterseite,
• vertragliche Zusagen zur Anfechtung behördlicher Anordnungen und zur Benachrichtigung, soweit gesetzlich zulässig,
• und vor allem: Datenminimierung, also die Frage, welche Daten den Dienst überhaupt erreichen.

Der letzte Punkt ist der wirksamste, weil er unabhängig von der Rechtslage funktioniert. Daten, die ein Dienst nie erhält, können auch nicht herausgegeben werden.

5. Die datenschutzrechtliche Ebene: Art. 28 DSGVO

Erst danach — nicht zuerst — folgt die datenschutzrechtliche Prüfung. Nach Art. 28 Abs. 1 DSGVO darf die Kanzlei als Verantwortliche nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt einen Vertrag in Schriftform, die auch elektronisch erfolgen kann, mit einem festen Katalog von Mindestinhalten: Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, Bedingungen für weitere Auftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung oder Rückgabe nach Auftragsende sowie die Ermöglichung von Überprüfungen.

Art. 28 Abs. 2 DSGVO ist dabei der Punkt, der in der Praxis am häufigsten übersehen wird: Weitere Auftragsverarbeiter darf der Anbieter nur mit vorheriger Genehmigung hinzuziehen. Wird allgemein genehmigt, muss er über beabsichtigte Änderungen informieren und ein Einspruchsrecht einräumen. Nach Absatz 4 unterliegen weitere Auftragsverarbeiter denselben Datenschutzpflichten, und der erste Auftragsverarbeiter haftet für deren Einhaltung.

Eine Anbieterseite, die auf die Frage nach ihren Unterauftragsverarbeitern keine vollständige, datierte Liste vorlegen kann, ist an diesem Punkt nicht prüfbar.

6. Der KI-spezifische Punkt: Zweckbindung und Modelltraining

Bei KI-gestützten Werkzeugen kommt eine Frage hinzu, die klassische Software nicht kennt: Was passiert mit den eingegebenen Daten jenseits der unmittelbaren Verarbeitung? Werden sie zum Training von Modellen verwendet? Werden sie zur Missbrauchserkennung gespeichert? Wie lange?

Die Antwort gehört nicht in eine FAQ, sondern in den Vertrag. Ein Hinweis auf einer Website ist keine Zusicherung, auf die sich eine Kanzlei berufen kann. Belastbar ist eine Regelung nur, wenn sie

• als verbindliche Pflicht im Vertrag steht, nicht als Beschreibung,
• ausdrücklich auf die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter durchgreift, und
• für jeden eingesetzten Dienst konkret belegt ist — mit Fundstelle in den jeweiligen Vertragsbedingungen, nicht mit einer pauschalen Zusage des Anbieters.

Der Unterschied ist erheblich. „Wir trainieren keine Modelle mit Ihren Daten" ist eine Aussage über den Anbieter selbst. Sie sagt nichts über das Modell, das er einsetzt, und nichts über den Betreiber der Infrastruktur.

Zur Frage, wo KI-Unterstützung bei der Erstellung von Verzeichnissen berufsrechtlich unproblematisch ist und wo nicht, haben wir die Unterscheidung zwischen notarieller und privatschriftlicher Aufnahme an anderer Stelle ausführlich behandelt: KI und das Nachlassverzeichnis. Zum weiteren berufsrechtlichen Rahmen einschließlich § 203 StGB und EU-KI-Verordnung siehe KI in der Kanzlei.

7. Checkliste: Sieben Fragen an den Anbieter

Wer eine Anbieterauswahl dokumentieren muss, kommt mit diesen sieben Fragen weit:

1. Liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit vollständigen technischen und organisatorischen Maßnahmen vor — als Dokument, nicht als Zusage?
2. Gibt es eine eigenständige Verschwiegenheitsvereinbarung mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen, wie § 43e Abs. 3 S. 2 Nr. 1 BRAO sie verlangt?
3. Existiert eine datierte Übersicht aller Unterauftragsverarbeiter mit Angabe der Verarbeitungsorte?
4. Ist die Zweckbindung vertraglich geregelt — insbesondere der Ausschluss von Modelltraining, und greift diese Regelung auch auf Unterauftragsverarbeiter durch?
5. Wo werden Daten gespeichert, und wo werden sie verarbeitet? Beides ist zu trennen: Speicherort und Verarbeitungsort können auseinanderfallen, ebenso Datenhaltung und Auslieferung über ein Content-Delivery-Netz.
6. Wie positioniert sich der Anbieter zum US CLOUD Act — mit einer belastbaren Stellungnahme oder mit einem Werbesatz?
7. Welche Daten benötigt das Werkzeug wirklich? Lässt sich der Zugang auf das Erforderliche begrenzen, etwa indem Namen und Aktenzeichen die Kanzlei nicht verlassen?

Fragen 6 und 7 sind die aussagekräftigsten. Ein Anbieter, der beim CLOUD Act ein Restrisiko einräumt und erklärt, wie er es begrenzt, ist in der Regel weiter als einer, der das Thema mit einem Zertifikat beantwortet.

Was das für Valoro bedeutet

Wir haben diese Unterlagen zusammengestellt, weil Kanzleien sie ohnehin anfordern — und weil eine Anbieterauswahl ohne sie nicht dokumentierbar ist. Zum Paket gehören der Auftragsverarbeitungsvertrag samt technischen und organisatorischen Maßnahmen, eine eigenständige Verschwiegenheitsvereinbarung, eine Übersicht der Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitungsorten, ein Datenflusskonzept und eine Stellungnahme zum US CLOUD Act.

Inhaltlich sind drei Punkte verbindlich geregelt: Mandatsdaten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet — vertraglich zugesichert, für jeden eingesetzten Dienst einzeln belegt und auf die Unterauftragsverarbeiter durchgreifend. Die Analyse arbeitet ohne Klarnamen; wer bewertet wird, bleibt in der Kanzlei. Datenhaltung und KI-Analyse finden in der Europäischen Union statt.

Ebenso deutlich benennen die Unterlagen die Grenzen: Es liegt keine Zertifizierung nach ISO 27001 vor. Kundeneigene Schlüssel werden derzeit nicht angeboten. Und das Restrisiko aus dem US CLOUD Act lässt sich mit der eingesetzten Infrastruktur begrenzen, aber nicht ausschließen — die Auslieferung erfolgt über ein Content-Delivery-Netz, und ein Teil der eingesetzten Anbieter hat eine US-amerikanische Muttergesellschaft.

Wir halten das für die belastbarere Auskunft. Eine Prüfung nach § 43e BRAO, die auf einer beschönigten Grundlage aufbaut, hilft der Kanzlei nicht — sie verlagert das Risiko nur auf sie. Die vollständigen Unterlagen stellen wir Kanzleien auf Anfrage zur Verfügung, vor der Nutzung und ohne Voraussetzung.

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Dieser Beitrag gibt den Stand vom 30. Juli 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er stellt keine Rechtsberatung dar und ersetzt insbesondere nicht die eigenverantwortliche berufsrechtliche und datenschutzrechtliche Prüfung im Einzelfall. Die Wiedergabe der Normen erfolgt nach dem amtlichen Wortlaut; maßgeblich ist stets die aktuelle Gesetzesfassung.